Quand un cahier ou un tableur suffit
Si vous avez quelques élèves qui paient après chaque cours, un cahier ou un tableau simple fait l’affaire. Vous notez la date, l’élève et s’il a payé, et vous vérifiez une fois par semaine.
Un tableur est aussi un bon choix si vous aimez bâtir vos formules, si vous voulez des rapports sur mesure pour votre comptable ou pour vos déclarations de revenus, ou si vous partagez le fichier. Une application ne remplacera pas cette souplesse.
Les colonnes d’un tableau de suivi de tutorat
Utilisez deux onglets : un pour les cours, un pour les paiements. Une ligne par cours et une ligne par paiement, jamais une ligne par élève — c’est ce qui permet de calculer les soldes.
Le solde de chaque élève, c’est la somme de ses paiements moins la somme des prix de ses cours, avec un SOMME.SI sur chaque onglet. Un résultat positif veut dire payé d’avance, un résultat négatif que l’élève vous doit de l’argent.
- Cours : date, heure, élève, durée, prix, état (donné / absence / annulé)
- Paiements : date, élève, montant, mode de paiement
- Élèves : nom, prix par cours, coordonnées, solde (calculé)
- Bilan : gagné ce mois-ci, à régler, annulé
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Télécharger dans l’App StoreLà où le tableur commence à accrocher
Le problème vient rarement des formules, mais de la saisie quotidienne : chaque cours hebdomadaire est à entrer de nouveau, chaque changement à corriger à deux endroits, et un tableur est peu pratique sur un téléphone entre deux cours. Une ligne oubliée, et le solde est faux sans que vous le sachiez.
Les difficultés arrivent souvent au-delà de dix ou quinze élèves réguliers, avec des blocs payés d’avance, des cours de groupe ou des élèves qui paient dans une autre devise.
- Les cours réguliers sont à recopier à la main
- Un cours déplacé ou annulé est à corriger dans l’horaire et dans les paiements
- Pas de rappel avant le cours, pas de coup d’œil rapide sur la journée
- Une formule se brise vite, ou un tri ne touche qu’une colonne
Ce qu’une application de tutorat fait autrement
Dans Squool, vous créez un cours hebdomadaire une fois, et il revient chaque semaine tout seul. Quand un élève paie, vous ajoutez le montant à son solde, et les cours se paient automatiquement, du plus ancien au plus récent. La grille de la semaine montre l’état des paiements en couleur : vous voyez les sommes dues sans rien ouvrir.
Les revenus de la semaine et du mois sont calculés pour vous : gagné, à régler, à venir et perdu. Une notification arrive avant chaque cours, et le même horaire est sur votre iPhone, votre iPad et votre Mac.
Ce qu’une application ne fait pas, honnêtement
Squool est fait pour un professeur qui travaille seul. Il n’envoie pas de factures ni de reçus, ne reçoit pas de paiements en ligne, ne laisse pas les élèves réserver et ne gère pas une école avec plusieurs professeurs. Pour vos rapports d’impôt, gardez un tableur pour cette partie.
On ne peut pas non plus importer un tableur dans Squool. Vous ajoutez les élèves avec leur nom et leur prix, entrez leur solde actuel comme un versement et activez les répétitions hebdomadaires. Si vos cours sont déjà dans Google Agenda ou Calendrier Apple, Squool peut y récupérer élèves et cours récurrents.
Essayez les deux côte à côte
Le test le plus juste : utiliser les deux pendant deux semaines. Squool offre 14 jours d’accès complet gratuit, sans carte de crédit, sur iPhone, iPad et Mac. Vos données restent sur votre appareil et dans votre propre iCloud — le développeur n’y a pas accès — et vous pouvez tout sauvegarder dans un fichier en tout temps.
Questions et réponses
Existe-t-il un modèle Google Sheets pour le tutorat ?
Vous pouvez en bâtir un en quelques minutes : un onglet Cours (date, élève, prix, état), un onglet Paiements (date, élève, montant) et un SOMME.SI par élève pour le solde. Ça suffit pour quelques élèves qui paient à chaque cours.
Excel ou une application : quoi choisir quand on est tuteur ?
Un tableur convient pour quelques élèves et des rapports sur mesure. Une application fait gagner du temps dès que vous avez des cours hebdomadaires, des blocs payés d’avance et que vous consultez l’horaire sur votre téléphone.
Puis-je importer mon fichier Excel dans Squool ?
Non. Vous ajoutez les élèves à la main et entrez chaque solde actuel comme un versement. Les élèves et cours récurrents peuvent par contre être importés de Google Agenda ou de Calendrier Apple.
Un cahier papier suffit-il pour du tutorat ?
Oui, pour quelques élèves qui paient après chaque cours. Ça se complique avec les paiements d’avance, les changements d’horaire et les totaux du mois.
Squool fonctionne-t-il hors ligne ?
Oui. Les données sont sur l’appareil et se synchronisent par votre iCloud dès que vous êtes de nouveau en ligne.
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Suivi des paiements
Une méthode simple pour suivre les paiements de vos élèves : un solde par élève, les cours payés d’avance, qui vous doit combien. Papier, tableur ou app.
Cours récurrents
Bâtir un horaire de tutorat à la semaine : deux cours par semaine à des heures différentes, déplacer un cours, changer l’heure ou le prix, finir une série.
Importer l’agenda
Transférer élèves et cours hebdomadaires de Google Agenda ou de Calendrier Apple vers une application de tutorat, puis synchroniser l’horaire en couleur.
Revenus de tutorat
Comment un tuteur peut connaître son vrai revenu du mois : ce qui est gagné, ce qui reste à régler, ce qui est prévu et ce que coûtent les annulations.
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