D’abord, décidez comment vos élèves paient
Trois façons sont courantes : payer chaque cours, payer d’avance un bloc (disons 8 cours) ou payer au mois. Les trois se suivent de la même manière, à condition d’arrêter de penser en paiements et de penser en soldes.
Mettez votre politique par écrit et donnez-la à chaque élève ou parent : combien coûte un cours, quand le paiement est attendu, ce qui arrive en cas d’absence. Une règle claire évite la plupart des discussions malaisantes sur l’argent.
Un seul solde par élève
Donnez à chaque élève un solde courant. Un paiement l’augmente ; chaque cours qui a lieu en retire le prix. Un solde positif veut dire des cours payés d’avance, un solde négatif veut dire que l’élève vous doit de l’argent.
Ce seul chiffre répond à tout. Un parent envoie un virement Interac pour 8 cours : le solde couvre les huit prochains. Un élève paie après le cours : le solde passe sous zéro et revient à zéro quand il paie.
- Solde au-dessus de zéro — payé d’avance, les cours sont couverts
- Solde à zéro — tout est réglé
- Solde sous zéro — l’élève vous doit de l’argent
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Quoi noter pour chaque paiement
Notez la date, l’élève, le montant et, au besoin, le mode : virement Interac, chèque, comptant. N’écrasez jamais une ancienne entrée : ajoutez plutôt une correction, pour toujours pouvoir expliquer le solde à un parent qui le demande.
Quand un cours payé d’avance est annulé, l’argent doit revenir sur le solde de l’élève, pas disparaître. Quand un élève manque un cours sans avertir, décidez dans votre politique s’il est facturé — puis appliquez-la chaque fois.
Une routine de cinq minutes par semaine
Une fois par semaine, regardez trois listes : qui vous doit de l’argent, dont le paiement d’avance tire à sa fin, et qui a payé cette semaine. Parlez d’une somme due avant le cours suivant, pas au bout d’un mois — les petits montants sont plus faciles à aborder.
Sur papier ou dans un tableur, cette vérification hebdomadaire est aussi le moment où les erreurs ressortent. Plus vous avez d’élèves, plus elle est longue.
Comment Squool suit les paiements pour vous
Dans Squool, chaque élève a un prix par cours et un solde. Quand un élève paie, touchez « Verser » et entrez le montant — Squool paie ses cours automatiquement, du plus ancien au plus récent. Un cours payé d’avance qui est annulé remet son argent au solde tout seul.
En haut de la liste des élèves, deux totaux : « À régler » et « Payé d’avance », avec les élèves concernés. Triez par nom, par somme due ou par paiement d’avance. Dans la grille de la semaine, la couleur de chaque cours montre s’il est payé, à régler, payé d’avance ou à venir.
La fiche de l’élève : solde et historique des versements
Ouvrez un élève pour voir son solde, ses cours à venir et passés, et tout l’historique de ses versements. Un montant positif ajoute de l’argent, un montant négatif réduit le solde, et une entrée faite par erreur peut être supprimée de l’historique.
Squool fonctionne sur iPhone, iPad et Mac et se synchronise par votre propre iCloud, sans compte à créer. Vos élèves et vos montants restent sur votre appareil et dans votre iCloud — le développeur ne les voit pas. Les 14 premiers jours sont gratuits, sans carte de crédit.
Questions et réponses
Comment faire le suivi des paiements en tutorat ?
Gardez un solde courant par élève : les paiements l’augmentent, chaque cours en retire le prix. Positif, c’est payé d’avance ; négatif, l’élève vous doit de l’argent.
Comment suivre un bloc de cours payé d’avance ?
Ajoutez tout le paiement au solde de l’élève et laissez chaque cours en retirer son prix. Dans Squool, vous touchez « Verser », et les prochains cours se paient automatiquement.
Quelle est la meilleure application pour suivre les paiements de ses élèves ?
Squool est fait pour ça sur iPhone, iPad et Mac : un solde par élève, les totaux à régler et payés d’avance, l’historique des versements. Gratuit 14 jours, sans carte de crédit.
Squool peut-il recevoir les paiements ou faire des factures ?
Non. Squool inscrit les paiements reçus par n’importe quel moyen — comptant, chèque, virement Interac — mais ne traite aucun paiement et ne crée ni factures ni reçus.
Qu’arrive-t-il à un cours payé d’avance qui est annulé ?
Dans Squool, l’argent revient sur le solde de l’élève et paie son prochain cours. Le cours annulé apparaît dans vos statistiques comme revenu perdu.
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