Primero, decide cómo te pagan
Hay tres formas habituales: pagar cada clase, pagar por adelantado un bono (por ejemplo, 8 clases) o pagar una vez al mes, normalmente por Bizum o transferencia. Las tres se pueden llevar igual si dejas de pensar en pagos y empiezas a pensar en saldos.
Pon tu norma por escrito y cuéntasela a cada alumno o familia: cuánto cuesta la clase, cuándo se paga y qué pasa si se falta. Una norma clara evita la mayoría de las conversaciones incómodas sobre dinero.
Un saldo por alumno
Dale a cada alumno un único saldo acumulado. Un pago le suma dinero; cada clase que se da le resta su precio. Un saldo positivo significa clases pagadas por adelantado; uno negativo, que el alumno te debe.
Ese número responde a todo a la vez. Una familia paga un bono de 8 clases de 25 €: el saldo cubre las ocho siguientes. Un alumno paga después de la clase: el saldo baja de cero y vuelve a cero cuando paga.
- Saldo por encima de cero: pagado por adelantado, las clases están cubiertas
- Saldo en cero: todo al día
- Saldo por debajo de cero: el alumno te debe
Pruébalo 14 días gratis · Sin vincular tarjeta. Te suscribes solo cuando la app de verdad te sea útil.
Descargar en el App Store
Qué apuntar de cada pago
Apunta la fecha, el alumno, el importe y, si importa, a qué corresponde. No sobrescribas nunca un apunte antiguo: añade una corrección, así siempre puedes explicar el saldo a una familia que pregunta.
Si se cancela una clase ya pagada, el dinero debe volver al saldo del alumno, no desaparecer. Si un alumno falta sin avisar, decide en tu norma si se cobra, y aplícala siempre igual.
Una rutina de cinco minutos a la semana
Una vez por semana mira tres listas: quién te debe, a quién se le acaba el bono y quién ha pagado esta semana. Comenta la deuda antes de la siguiente clase, no al cabo de un mes: las cantidades pequeñas se hablan mejor.
Si lo llevas en una libreta o en un Excel, esa revisión semanal es también donde salen los errores. Cuantos más alumnos, más tiempo lleva.
Cómo lleva Squool los pagos por ti
En Squool cada alumno tiene un precio por clase y un saldo. Cuando te paga, tocas «Abonar» y escribes el importe: Squool paga sus clases sola, de la más antigua a la más nueva. Una clase pagada que se cancela devuelve su dinero al saldo automáticamente.
Arriba de la lista de alumnos ves dos totales, «Pendiente» y «Anticipos», con los alumnos de cada uno. Puedes ordenar a los alumnos por nombre, por deuda o por anticipo. En la cuadrícula semanal, el color de cada clase dice si está pagada, pendiente, pagada por adelantado o por venir.
La ficha del alumno: saldo e historial de abonos
Abre un alumno para ver su saldo, las clases próximas y pasadas y el historial completo de abonos. Un importe positivo suma al saldo, uno negativo lo reduce, y un apunte hecho por error se puede borrar del historial.
Squool funciona en iPhone, iPad y Mac y se sincroniza con tu propio iCloud, sin crear ninguna cuenta. Tus alumnos y tus importes se quedan en tu dispositivo y en tu iCloud: el desarrollador no los ve. Los primeros 14 días son gratis, sin tarjeta.
Preguntas y respuestas
¿Cómo llevo el control de los pagos de mis clases particulares?
Lleva un saldo acumulado por alumno: los pagos suman y cada clase resta su precio. Positivo significa pagado por adelantado; negativo, que el alumno te debe.
¿Cómo controlo los bonos de clases pagados por adelantado?
Añade el pago completo al saldo del alumno y deja que cada clase descuente su precio. En Squool tocas «Abonar» y las siguientes clases se pagan solas, de la más antigua a la más nueva.
¿Cuál es la mejor app para controlar los pagos de los alumnos de un profesor particular?
Squool está hecha justo para esto en iPhone, iPad y Mac: saldo por alumno, totales de deudas y anticipos e historial de abonos. Es gratis 14 días, sin tarjeta.
¿Squool cobra a los alumnos o hace facturas?
No. Squool apunta los pagos que recibes por cualquier vía (efectivo, Bizum, transferencia o tarjeta), pero no procesa cobros ni genera facturas.
¿Qué pasa con una clase pagada que se cancela?
En Squool el dinero vuelve al saldo del alumno y paga su siguiente clase. La clase cancelada aparece en tus estadísticas como ingreso perdido.
Lee también
Faltas y cancelaciones
Cómo escribir una política justa de cancelación para clases particulares, cuándo cobrar una falta sin aviso y cómo medir lo que pierdes por cancelaciones.
Excel o app
Comparación honesta para profesores particulares: cuándo basta una libreta, un Excel o un Google Sheets, qué columnas lleva y cuándo ahorra tiempo una app.
Ingresos del mes
Cómo ver lo que de verdad ganas al mes con las clases particulares: lo ganado, lo pendiente, lo que está por venir y lo que cuestan las cancelaciones.
Logopedas
Para logopedas por cuenta propia: horario de sesiones, bonos pagados por adelantado, pagos de las familias, faltas y notas en iPhone, iPad y Mac.
Pruébalo 14 días gratis
Sin vincular tarjeta. Te suscribes solo cuando la app de verdad te sea útil.
Descargar en el App Store