Legen Sie zuerst fest, wie Ihre Schüler zahlen
Es gibt drei übliche Wege: pro Stunde zahlen, ein Stundenpaket im Voraus zahlen (zum Beispiel eine 10er-Karte) oder einmal im Monat zahlen. Alle drei lassen sich gleich erfassen – sobald Sie nicht mehr in Zahlungen denken, sondern in einem Saldo.
Schreiben Sie Ihre Regel auf und teilen Sie sie jedem Schüler oder den Eltern mit: was eine Stunde kostet, wann bezahlt wird und was bei einer Fehlstunde passiert. Eine klare Regel erspart die meisten unangenehmen Gespräche über Geld.
Ein Saldo pro Schüler
Jeder Schüler bekommt einen einzigen laufenden Saldo. Eine Zahlung erhöht ihn, jede stattgefundene Stunde zieht ihren Preis ab. Ein positiver Saldo heißt: Der Schüler hat Stunden im Voraus bezahlt. Ein negativer heißt: Er schuldet Ihnen etwas.
Diese eine Zahl beantwortet jede Frage. Die Eltern zahlen zehn Stunden im Voraus: Der Saldo deckt die nächsten zehn. Ein Schüler zahlt nach der Stunde: Der Saldo rutscht unter null und ist wieder bei null, sobald er bezahlt.
- Saldo über null – im Voraus bezahlt, die Stunden sind gedeckt
- Saldo bei null – alles beglichen
- Saldo unter null – der Schüler schuldet Ihnen etwas
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Was Sie zu jeder Zahlung notieren
Notieren Sie Datum, Schüler, Betrag und, wenn wichtig, wofür. Überschreiben Sie nie einen alten Eintrag, sondern ergänzen Sie eine Korrektur – so können Sie den Saldo jederzeit erklären, wenn Eltern nachfragen.
Wird eine vorausbezahlte Stunde abgesagt, sollte das Geld zurück auf den Saldo gehen und nicht verschwinden. Versäumt ein Schüler eine Stunde ohne Absage, legen Sie in Ihrer Ausfallregelung fest, ob sie berechnet wird – und wenden diese Regel dann jedes Mal an.
Zahlungen einmal pro Woche prüfen: 5 Minuten
Schauen Sie einmal pro Woche auf drei Listen: wer etwas offen hat, wessen Vorauszahlung bald aufgebraucht ist und wer diese Woche bezahlt hat. Sprechen Sie einen offenen Betrag vor der nächsten Stunde an, nicht nach einem Monat – kleine Beträge sind leichter zu besprechen.
Führen Sie das im Heft oder in einer Tabelle, fallen bei dieser Wochenkontrolle auch die Fehler auf. Je mehr Schüler, desto länger dauert es.
Wie Squool die Zahlungen für Sie verwaltet
In Squool hat jeder Schüler einen Preis pro Stunde und einen Saldo. Zahlt ein Schüler, tippen Sie auf „Einzahlen“ und geben den Betrag ein – Squool bezahlt seine Stunden automatisch, die älteste zuerst. Eine abgesagte, vorausbezahlte Stunde bringt ihr Geld von selbst zurück auf den Saldo.
Oben in der Schülerliste sehen Sie zwei Summen: „Offen“ und „Im Voraus“, jeweils mit den Schülern dahinter. Sortieren können Sie nach Name, offenem Betrag oder Vorauszahlung. Im Wochenraster zeigt die Farbe jeder Stunde, ob sie bezahlt, offen, im Voraus bezahlt oder noch anstehend ist.
Die Schülerkarte: Saldo und Zahlungsverlauf
Öffnen Sie einen Schüler, sehen Sie seinen Saldo, kommende und vergangene Stunden und alle Einzahlungen. Ein positiver Betrag erhöht den Saldo, ein negativer verringert ihn, und ein versehentlicher Eintrag lässt sich aus dem Verlauf löschen.
Squool läuft auf iPhone, iPad und Mac und synchronisiert über Ihre eigene iCloud, ohne Konto. Schüler und Beträge bleiben auf Ihrem Gerät und in Ihrer iCloud – der Entwickler sieht sie nicht. Die ersten 14 Tage sind kostenlos, ohne Zahlungskarte.
Fragen und Antworten
Wie behalte ich die Zahlungen meiner Nachhilfeschüler im Blick?
Führen Sie einen laufenden Saldo pro Schüler: Zahlungen erhöhen ihn, jede Stunde zieht ihren Preis ab. Positiv heißt im Voraus bezahlt, negativ heißt, der Schüler schuldet Ihnen etwas.
Wie verwalte ich vorausbezahlte Stundenpakete oder 10er-Karten?
Tragen Sie die ganze Zahlung in den Saldo des Schülers ein, und jede Stunde zieht ihren Preis ab. In Squool tippen Sie auf „Einzahlen“, und die nächsten Stunden werden automatisch bezahlt, die älteste zuerst.
Welche App eignet sich für Nachhilfelehrer, um Zahlungen von Schülern zu verwalten?
Squool ist genau dafür gemacht, auf iPhone, iPad und Mac: Saldo pro Schüler, Summen für offen und im Voraus, Zahlungsverlauf. 14 Tage kostenlos, ohne Zahlungskarte.
Kann Squool Zahlungen annehmen oder Rechnungen schreiben?
Nein. Squool erfasst Zahlungen, die Sie auf beliebigem Weg erhalten – bar, per Überweisung oder PayPal –, wickelt aber selbst keine Zahlungen ab und erstellt keine Rechnungen.
Was passiert mit einer vorausbezahlten Stunde, die abgesagt wird?
In Squool geht das Geld zurück auf den Saldo des Schülers und bezahlt seine nächste Stunde. Die abgesagte Stunde erscheint in Ihrer Statistik als entgangene Einnahme.
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