Deux situations, deux règles
Un cours manqué, c’est un élève qui ne s’est pas présenté et n’a pas averti à temps. Vous avez gardé la plage libre, alors la plupart des tuteurs le facturent. Un cours annulé, c’est un cours que l’élève — ou vous — avez annulé assez d’avance. En général, il n’est pas facturé, et l’argent déjà payé reste à l’élève.
C’est cette distinction qui rend une politique juste. Les parents acceptent bien plus facilement de payer une absence quand ils savent qu’une annulation à temps ne coûte rien.
Rédiger une politique d’annulation pour cours privés
Gardez-la assez courte pour tenir dans un seul texto ou courriel, et envoyez-la avant le premier cours. Choisissez des chiffres que vous appliquerez vraiment : une règle qu’on oublie chaque fois apprend aux élèves qu’elle n’existe pas.
- Délai d’avis : par exemple, annuler au moins 24 heures avant le cours
- Annulation tardive ou absence : le cours est facturé au complet
- Annulation à temps : rien à payer, l’argent payé passe au cours suivant
- Si c’est vous qui annulez : l’élève ne paie jamais
- Maladie ou tempête de neige : à votre discrétion — plusieurs accordent une exception par session
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Sans suivi, la politique ne vaut rien
Notez chaque cours manqué et chaque cours annulé, pas seulement ceux que vous facturez. Après un mois, vous voyez qui annule souvent et combien les annulations régulières vous enlèvent. C’est ce chiffre qui vous dit si votre délai d’avis est trop généreux.
N’effacez pas simplement un cours annulé de vos notes. S’il disparaît, vous perdez la trace d’un revenu prévu qui n’a pas eu lieu.
Absence dans Squool : le cours est facturé
Ouvrez le cours et activez « Absence » — l’application l’explique ainsi : « L’élève n’a pas prévenu : le cours est facturé ». Le cours reste payé, ou devient une somme due si l’élève n’avait pas de solde, et il compte comme absence dans ses statistiques.
Dans un cours de groupe, l’absence est notée pour un seul élève ; les autres ne sont pas touchés.
Cours annulé dans Squool : pas facturé, compté comme perdu
Touchez « Annuler le cours ». L’élève ne paie pas, et si le cours était payé d’avance, l’argent revient sur son solde et paie le cours suivant. Le cours annulé reste dans vos statistiques en « Perdu » : chaque semaine et chaque mois, vous voyez ce que les annulations vous coûtent.
Un cours entré par erreur ? Utilisez plutôt « Supprimer le cours » : il disparaît de l’horaire et des statistiques. Annuler garde une trace, supprimer n’en laisse aucune.
Les habitudes de chaque élève
Chaque élève a un calendrier du mois avec chaque cours en couleur : payé, à régler, payé d’avance, absence et annulé, avec les totaux gagné, à régler et perdu. La discussion devient calme et factuelle : « on a eu trois annulations ce mois-ci ».
Squool fonctionne sur iPhone, iPad et Mac, et sur l’Apple Watch vous marquez une absence ou annulez directement au poignet. Les données restent sur votre appareil et dans votre propre iCloud. Essai gratuit de 14 jours, sans carte de crédit.
Questions et réponses
Faut-il facturer un cours de tutorat manqué ?
La plupart des tuteurs facturent une absence ou une annulation de dernière minute, parce que la plage était réservée. L’important, c’est que la règle soit écrite et appliquée chaque fois.
Quelle est une politique d’annulation juste en tutorat ?
Une règle courante : annulation au moins 24 heures avant, rien à payer ; plus tard ou absence, le cours est facturé. Si le tuteur annule, l’élève ne paie jamais.
Quelle différence entre absence et cours annulé dans Squool ?
Absence : l’élève n’a pas averti, le cours est facturé. Annulé : il n’est pas facturé, l’argent payé d’avance revient sur le solde, et le cours compte comme revenu perdu.
Comment suivre le revenu perdu à cause des annulations ?
Gardez les cours annulés au lieu de les effacer. Dans Squool, ils apparaissent en « Perdu » dans les statistiques de la semaine et du mois.
Un cours payé d’avance et annulé fait-il perdre l’argent de l’élève ?
Non. Dans Squool, l’argent revient sur le solde de l’élève et couvre son prochain cours.
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Profs de musique
Profs de piano, guitare, violon ou chant : horaire des cours, paiements des parents, soldes payés d’avance et absences sur iPhone, iPad et Mac. Essai gratuit.
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