Dos situaciones, dos normas
Una falta es cuando el alumno no vino y no avisó a tiempo. Tú reservaste esa hora, así que la mayoría de los profesores la cobran. Una cancelación es cuando el alumno, o tú, la cancelan con suficiente antelación. Normalmente no se cobra, y el dinero pagado por ella sigue siendo del alumno.
Separar estas dos cosas es lo que hace que la norma parezca justa. Las familias aceptan mucho mejor pagar una falta cuando saben que cancelar a tiempo no cuesta nada.
Cómo escribir una política de cancelación para clases particulares
Que quepa en un solo mensaje de WhatsApp y mándalo antes de la primera clase. Elige cifras que de verdad vayas a aplicar: una norma que te saltas siempre enseña a los alumnos que no existe.
- Plazo de aviso: por ejemplo, cancelar al menos 24 horas antes
- Cancelación tardía o falta sin avisar: la clase se cobra entera
- Cancelada a tiempo: no se cobra, lo pagado pasa a la siguiente clase
- Si cancelas tú: el alumno no paga nunca
- Enfermedad o imprevistos: lo decides tú; muchos profesores permiten una excepción gratis por periodo académico
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Llévalo anotado o la norma no sirve de nada
Anota cada falta y cada cancelación, no solo las que cobras. Al cabo de un mes verás quién cancela a menudo y cuánto dinero se llevan las cancelaciones habituales. Esa cifra te dice si tu plazo de aviso es demasiado generoso.
No borres sin más una clase cancelada de tus notas. Si desaparece, pierdes el registro de un ingreso que estaba previsto y no llegó.
Ausencias en Squool: se cobran
Abre la clase y activa «Ausencia»: la app lo explica como «El alumno no avisó: la clase se cobra». La clase sigue pagada, o pasa a ser deuda si el alumno no tenía saldo, y cuenta en sus estadísticas como ausencia.
En una clase en grupo, la ausencia se marca solo para un alumno; a los demás no les afecta.
Clases canceladas en Squool: no se cobran y cuentan como perdidas
Toca «Cancelar clase». El alumno no paga y, si la clase estaba pagada, el dinero vuelve a su saldo y paga la siguiente. La clase cancelada se queda en tus estadísticas como «Perdido», así ves cada semana y cada mes cuánto te cuestan las cancelaciones.
Si una clase se registró por error, usa «Eliminar clase»: desaparece del horario y de las estadísticas por completo. Cancelar deja constancia; eliminar no deja rastro.
Mira el patrón de cada alumno
Cada alumno tiene un calendario del mes con cada clase en color: pagada, pendiente, pagada por adelantado, ausencia y cancelada, con los totales de ganado, pendiente y perdido. Así la conversación es tranquila y basada en datos: «este mes hemos tenido tres cancelaciones».
Squool funciona en iPhone, iPad y Mac, y en el Apple Watch puedes marcar una ausencia o cancelar desde la muñeca. Los datos se quedan en tu dispositivo y en tu propio iCloud. Pruébalo gratis 14 días, sin tarjeta.
Preguntas y respuestas
¿Debo cobrar una clase particular si el alumno falta sin avisar?
La mayoría de los profesores cobra la falta sin aviso o la cancelación tardía, porque la hora estaba reservada. Lo importante es que la norma esté por escrito y se aplique siempre.
¿Qué es una política de cancelación justa para clases particulares?
Una habitual: si cancelas con al menos 24 horas, no pagas; si cancelas más tarde o no vienes, la clase se cobra. Si cancela el profesor, el alumno no paga nunca.
¿Qué diferencia hay entre una ausencia y una clase cancelada en Squool?
Ausencia significa que el alumno no avisó, así que la clase se cobra. Cancelada significa que no se cobra, lo pagado vuelve al saldo y la clase cuenta como ingreso perdido.
¿Cómo calculo lo que pierdo por clases canceladas?
Guarda las clases canceladas en tus registros en vez de borrarlas. En Squool aparecen como «Perdido» en las estadísticas de la semana y del mes.
¿El alumno pierde su dinero si se cancela una clase pagada?
No. En Squool el dinero vuelve al saldo del alumno y cubre su siguiente clase.
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