Cuándo basta una libreta o un Excel
Si das clase a unos pocos alumnos que pagan después de cada clase, una libreta o una hoja sencilla cumplen. Anotas la fecha, el alumno y si ha pagado, y lo repasas una vez por semana.
Una hoja de cálculo también es buena opción si te gusta montar tus propias fórmulas, necesitas informes a medida para tu contador o compartes el archivo con alguien. Una app no sustituye esa flexibilidad.
Las columnas que necesita una hoja para clases particulares
Usa dos pestañas: una de clases y otra de pagos. Una fila por clase y una fila por pago, nunca una fila por alumno: eso es lo que permite que la hoja calcule los saldos.
El saldo de cada alumno es la suma de sus pagos menos la suma de los precios de sus clases, que sacas con un SUMAR.SI en cada pestaña. Un resultado positivo es pagado por adelantado; uno negativo, que el alumno te debe.
- Clases: fecha, hora, alumno, duración, precio, estado (dada / ausencia / cancelada)
- Pagos: fecha, alumno, monto, nota
- Alumnos: nombre, precio por clase, contacto, saldo (calculado)
- Resumen: ganado este mes, pendiente, cancelado
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Descargar en el App StoreDónde empiezan a fallar las hojas de cálculo
El problema casi nunca son las fórmulas, sino teclear a diario: cada clase semanal hay que volver a meterla, cada cambio de hora hay que corregirlo en dos sitios, y una hoja es incómoda de abrir en el celular entre clase y clase. Una fila olvidada y el saldo queda mal sin que nadie se dé cuenta.
Los problemas suelen aparecer a partir de diez o quince alumnos fijos, con paquetes pagados por adelantado, clases en grupo o alumnos que pagan en otra moneda.
- Las clases fijas hay que copiarlas a mano
- Una clase movida o cancelada hay que corregirla en el horario y en los pagos
- No hay aviso antes de la clase ni un vistazo rápido al día
- Es fácil romper una fórmula u ordenar solo una columna
Qué hace distinto una app para profesores
En Squool creas una clase semanal una vez y aparece sola cada semana. Cuando un alumno paga, sumas el monto a su saldo y las clases se pagan solas, de la más antigua a la más reciente. La cuadrícula semanal muestra el estado del pago con colores, así que ves las deudas sin abrir nada.
Los ingresos de la semana y del mes se calculan solos: ganado, pendiente, por venir y perdido. Recibes un aviso antes de cada clase, y el mismo horario está en tu iPhone, tu iPad y tu Mac.
Una lista honesta de lo que una app no hace
Squool es para un profesor que trabaja por su cuenta. No hace facturas, no cobra en línea, no deja que los alumnos reserven solos y no gestiona una academia con varios profesores. Si necesitas informes contables a medida o algo para tu declaración de renta ante la DIAN, guarda una hoja para esa parte.
Tampoco se puede importar una hoja de cálculo en Squool. Añades a los alumnos con nombre y precio, registras su saldo actual como un abono y activas la repetición semanal. Si tus clases ya están en Google Calendar o en el Calendario de Apple, Squool puede traer de allí a los alumnos y las clases recurrentes.
Pruébalos a la vez
La prueba más justa es usar los dos dos semanas. Squool te da 14 días de acceso completo gratis, sin tarjeta, en iPhone, iPad y Mac. Tus datos se quedan en tu dispositivo y en tu propio iCloud, el desarrollador no los ve, y puedes hacer una copia de seguridad en un archivo cuando quieras.
Preguntas y respuestas
¿Hay alguna plantilla de Excel o Google Sheets para clases particulares?
La puedes montar en minutos: una pestaña de clases (fecha, alumno, precio, estado), otra de pagos (fecha, alumno, monto) y un saldo por alumno con SUMAR.SI. Basta para unos pocos alumnos que pagan cada clase.
¿Excel o una app: qué es mejor para un profesor particular?
Una hoja va bien con pocos alumnos y para informes a medida. Una app ahorra tiempo cuando tienes clases semanales, paquetes pagados por adelantado y quieres mirar el horario en el celular.
¿Puedo importar mi Excel en Squool?
No. Añades a los alumnos a mano y registras cada saldo actual como un abono. Los alumnos y las clases recurrentes sí se pueden importar desde Google Calendar o el Calendario de Apple.
¿Basta una libreta para las clases particulares?
Sí, para pocos alumnos que pagan después de cada clase. Se complica con los pagos por adelantado, los cambios de hora y los totales del mes.
¿Squool funciona sin conexión?
Sí. Los datos se guardan en el dispositivo y se sincronizan con tu iCloud cuando vuelves a tener conexión.
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Cómo controlar los pagos de clases particulares: un saldo por alumno, paquetes pagados por adelantado, quién te debe y cuánto. En papel, Excel o app.
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Cómo organizar el horario semanal de clases particulares: dos días a horas distintas, mover una clase, cambiar hora o precio y cerrar la serie.
Importar del calendario
Cómo pasar alumnos y clases semanales de Google Calendar o del Calendario de Apple a una app de clases, y sincronizar el horario con colores según el pago.
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Cómo ver lo que de verdad ganas al mes con las clases particulares: lo ganado, lo pendiente, lo que está por venir y lo que cuestan las cancelaciones.
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