Plantilla de control de clases (.xlsx)
Cuatro hojas —alumnos, clases, pagos y saldo— que se abren en Excel, Numbers y Google Sheets.
Calculadora de ingresos de profesor particular
Números de ejemplo: escribe los tuyos
Es un cálculo aproximado, no una promesa: días festivos, vacaciones y enfermedades hacen que cada mes sea un poco distinto.
Tus alumnos
Escribe tus alumnos y precios: la plantilla se descarga ya con ellos y con las fórmulas listas.
Cómo preparar la plantilla en cinco minutos
Empieza por la hoja «Alumnos»: nombre, precio por clase, celular o correo y una nota, por ejemplo cuándo presenta su examen de admisión. Después, cada clase que des va en una fila de la hoja «Clases» y cada pago en una fila de la hoja «Pagos».
Escribe el precio en cada fila de clase. Así, cuando subas tu tarifa, las clases anteriores conservan su precio y el saldo no cambia hacia atrás. Escribe los nombres siempre igual: para una hoja de cálculo, «Valeria Hernández» y «Vale H.» son dos personas distintas.
Qué calculan las fórmulas de la hoja «Saldo»
«Pagado» es la suma de todos los pagos del alumno; «Cobrado», la suma del precio de sus clases dadas y de sus ausencias. «Saldo» es la diferencia: en positivo, el alumno pagó por adelantado; en negativo, te debe dinero.
Todo funciona con SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO, así que la plantilla trabaja igual en Excel, Numbers y Google Sheets. Agrega filas nuevas dentro de la tabla, no abajo, para que las fórmulas las tomen en cuenta.
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Ausencia o clase cancelada: la diferencia
Ausencia es cuando el alumno no avisa y no llega. Esa clase se cobra, por eso la plantilla la cuenta como dada. Cancelada es cuando se cancela con anticipación: no se cobra, y lo que el alumno pagó por adelantado se queda en su saldo.
No borres las filas canceladas: a fin de mes te muestran cuántas clases y cuánto dinero se fueron en cancelaciones. En Squool eso se hace con un solo interruptor, «Ausencia», en la ficha de la clase.
Cuándo te alcanza con una hoja de cálculo
Si tienes hasta unos diez alumnos, cada uno paga al terminar la clase y tu horario casi no cambia, la plantilla es suficiente. Anotas las clases una vez por semana, revisas el saldo una vez al mes y listo.
La hoja de cálculo también conviene si necesitas tus propios reportes para el SAT o te gusta armar gráficas. Esa libertad no te la da ninguna app.
Cuándo la hoja empieza a estorbar
Los problemas llegan con el volumen: veinte alumnos, clases semanales que vuelves a escribir cada semana, grupos donde cada alumno paga un precio distinto, papás que transfieren el mes por adelantado. Además, abrir una hoja de cálculo en el celular entre clase y clase es incómodo, y una fila olvidada descuadra el saldo sin que te des cuenta.
Ahí ayuda Squool, una app para profesores particulares en iPhone, iPad y Mac. Creas una clase semanal una sola vez, registras un pago con «Abonar» y las clases se pagan solas, empezando por la más antigua. Quién debe y quién pagó por adelantado aparece hasta arriba en la lista de alumnos. 14 días gratis, sin tarjeta, y tus datos se quedan en tu dispositivo y en tu propio iCloud.
Preguntas y respuestas
¿La plantilla de verdad es gratis?
Sí. El archivo .xlsx se descarga sin registro ni correo, y puedes usarlo todo el tiempo que quieras.
¿La plantilla funciona en Google Sheets?
Sí. Sube el archivo a Google Drive y ábrelo con Google Sheets: las fórmulas siguen funcionando. También se abre en Excel y en Numbers en Mac o iPad.
¿Cuánto gana un profesor particular al mes?
Depende de tu tarifa y tus horas: precio por clase × clases por semana × unas 4.3 semanas, menos las cancelaciones. Pon tus números en la calculadora de esta página y verás el total mensual y anual.
¿Se cobra la clase si el alumno falta?
Normalmente sí: si no avisa, la clase se cobra. Si se cancela con anticipación, no. Lo importante es acordarlo con alumnos y papás desde el principio.
¿Puedo pasar mi hoja de cálculo a Squool?
No se puede importar el archivo. Agregas a los alumnos a mano con su nombre y precio, y el saldo actual lo registras como un pago. Si tus clases ya están en Google Calendar o en el Calendario de Apple, Squool puede traer de ahí a los alumnos y las clases semanales.
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